Unternehmen haben eine klar definierte Aufgabe: Geld für die Anteilseigner zu verdienen. Doch wie gelingt das? Indem sie Geschäfte abschließen. Betrachtet man das Ganze aus juristischer Sicht, sind Geschäfte nichts weiter als Verträge – jedenfalls wenn das Unternehmen legal betrieben wird. Daher wäre es für Unternehmen äußerst vorteilhaft, einen Überblick über sämtliche abgeschlossene Verträge zu haben – nicht nur mit Kunden, sondern auch mit Lieferanten. Eine Vertragsliste.
Sollen ist oft nicht Sein
Wenn Sie genau hinschauen und nachfragen werden Sie feststellen, dass es eine solche Vertragsübersicht ganz oft nicht gibt. Unternehmen wissen dann nicht, welche Verträge sie abgeschlossen haben, jedenfalls nicht zentral einsehbar an einer Stelle. Gewiss kann man sich jeden einzelnen Vertrag ansehen, sei es in elektronischer Form oder ausgedruckt auf Papier. Aber zum einen gestaltet es sich schwierig, sich so durch unzählige Ablagen und Laufwerke zu wühlen. Vor allem aber erlangt man so keinen Überblick. Halbwegs sinnvolles Vertragsmanagement wird so unmöglich.
Denn oftmals möchte man nicht sämtliche Einzelheiten aus den Verträgen zusammensuchen, sondern lediglich die wesentlichen Basis- und Strukturinformationen auf einen Blick erfassen. Etwa Fragen beantworten, wie: Wie viele meiner Verträge enthalten eine Change-of-Control-Klausel und welchen Umsatz mache ich pro Jahr mit denen? Denn das wollen Sie vielleicht wissen, wenn Sie den ganzen Laden mit einem Share-Deal verkaufen wollen. Und irgendwie sähe es auch ganz gut aus, wenn sie dem Investor diese Frage ohne langes Zögern beantworten können – der wird das wissen wollen.
Mit einer Vertragsliste geht das.
Was eine Vertragsliste so alles kann
Aber natürlich kann eine solche Liste noch viel mehr. Sie ermöglicht etwa ein sinnvolles Risikomanagement, indem wichtige Aspekte wie Fristen, Haftungsbeschränkungen und Compliance-Anforderungen auf einen Blick erfasst werden.
Besonders im Hinblick auf Fristen ist Vertragsmanagement von großer Bedeutung. Es ist essentiell zu wissen, ob eine Verlängerung erforderlich ist oder wann ein Vertrag gekündigt werden muss. Es geht nämlich ganz schnell, dass ein Rahmenvertrag mit einem Dienstleister sich automatisch verlängert, wenn er nicht rechtzeitig gekündigt wird – und dann hat man ggf. ein weiteres Jahr den Genuss einer Leistung, die man nicht braucht.
Für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien ist es ebenfalls von Vorteil, sich auf einfache Weise einen Überblick über laufende Verträge verschaffen zu können. Aber letztlich kommt eine Vertragsliste kommt auch anderen Abteilungen im Unternehmen zugute, wie beispielsweise dem Vertrieb oder dem Finanzvorstand.
Wie macht man das?
Rein praktisch gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine solche Liste zu führen. Im einfachsten Fall kann dies beispielsweise in Form eines Excel-Arbeitsblatts geschehen. Bei größeren und komplexeren Unternehmen ist jedoch eine Softwarelösung auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems empfehlenswert.
Unabhängig vom gewählten Werkzeug sind drei Dinge entscheidend:
- Erstens muss das Problem aktiv angegangen werden.
- Zweitens sollte die Vertragsliste zentral abgelegt und für alle relevanten Stakeholder zugänglich sein.
- Und drittens muss sie regelmäßig gepflegt und überprüft werden.
Denn letztendlich ist die Vertragsliste kein Selbstzweck, sondern ein wichtiges Werkzeug für das Vertragsmanagement und Sicherstellung rechtlicher Compliance im Unternehmen.